Zgłaszanie nieprawidłowości

„Procedura zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowanie działań następczych – wyciąg” w Skarbiec Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych S.A.

CEL

Zapewnienie skutecznego procesu zarządzania zgłoszeniami potencjalnych lub rzeczywistych nieprawidłowości, w tym naruszeń przepisów prawa, ich oceny oraz badania w przypadku zasadności zgłoszenia, a także zapewnienie właściwego poziomu zarządzania ryzykiem nadużyć, wprowadzenie jednolitych zasad stosowanych przez Skarbiec TFI S.A. w zakresie zwalczania nadużyć.

ZAKRES STOSOWANIA

Procedura ma zastosowanie w całym obszarze działalności SKARBIEC TFI S.A. (dalej jako: „TFI”, „Towarzystwo”). Przedmiotowe potencjalne lub rzeczywiste nieprawidłowości dotyczyć mogą w szczególności: nadużyć na rynku; naruszeń przepisów odnoszących się do funkcjonowania funduszy inwestycyjnych (dalej: „Fundusz”, „Fundusze”) i zarządzania alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi; naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; działań o charakterze korupcyjnym; mobbingu, dyskryminacji, nieetycznego zachowania, nadużycia władzy; konfliktu interesów; wykroczeń (działań lub zaniechań), w tym zaniedbań, marnotrawstwa lub złego zarządzania, które mogą doprowadzić do wystąpienia niepożądanych skutków (szkód); naruszeń innych, mających zastosowanie względem Towarzystwa przepisów prawa oraz obowiązujących w Towarzystwie regulacji wewnętrznych.

Niniejsza procedura ma zastosowanie do zgłoszeń anonimowych oraz jawnych przedkładanych przez pracowników Towarzystwa, jej współpracowników oraz innych interesariuszy.

Towarzystwo stosuje politykę „zero tolerancji” dla wszelkich nieprawidłowości, rozumianych jako naruszenia przepisów prawa oraz obowiązujących w Towarzystwie procedur i norm etycznych (dalej: „nieprawidłowości”). Za szczególny rodzaj nieprawidłowości uważane jest nadużycie, czyli celowe działanie lub zaniechanie mogące spowodować stratę finansową dla Towarzystwa lub osoby trzeciej lub naruszyć dobre imię Towarzystwa (dalej: „nadużycie”).

DEFINICJE

• Interesariusz (strona zainteresowana) – osoba lub organizacja, która może mieć wpływ na decyzje lub działania, podlegać ich wpływom lub która uważa się za podlegającą wpływom decyzji lub działań,
• (inaczej: Zgłaszający, osoba dokonująca zgłoszenia) – osoba, która zgłasza nieprawidłowość lub nadużycie (potencjalną lub rzeczywistą), w szczególności pracownik Towarzystwa lub niebędąca pracownikiem Towarzystwa osoba wykonująca czynności na rzecz Towarzystwa lub Funduszy, a także inne osoby, o których mowa w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, tj. pracownik tymczasowy; osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; przedsiębiorca; prokurent; akcjonariusz lub wspólnik; członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej; osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy; stażysta; wolontariusz; praktykant,

• Sygnalizowanie nieprawidłowości lub nadużyć (zgłaszanie nieprawidłowości) – zgłoszenie nieprawidłowości lub nadużycia przez Sygnalistę, który ma uzasadnione podstawy by sądzić, że zgłoszone informacje są prawdziwe w momencie zgłoszenia,
• Szkodliwe zachowanie – wszelkie grożące, proponowane lub rzeczywiste, bezpośrednie lub pośrednie działania lub zaniechanie, które mogą skutkować szkodą dla Sygnalisty lub innej strony, związanej ze zgłaszaną nieprawidłowością lub nadużyciem,
• Badanie (dochodzenie) – systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodów i ich obiektywnej oceny w celu ustalenia, czy doszło do nieprawidłowości lub nadużycia oraz ustalenia zakresu tej nieprawidłowości lub nadużycia, odpowiedzialności za nią, jej okoliczności oraz jej przyczyn,
• Działania odwetowe – reakcje oraz działania podejmowane wobec Zgłaszającego w związku ze złożonym przez niego zgłoszeniem nieprawidłowości, które mogą skutkować dla niego negatywnymi konsekwencjami, do których w szczególności należy zaliczyć działania o charakterze represyjnym, dyskryminację lub inne rodzaje niesprawiedliwego traktowania, jak np.: obniżenie wynagrodzenia, ograniczenie możliwości rozwoju zawodowego lub awansu, lub inne działania dyskryminacyjne lub mobbingowe, a także inne działania wpływające na pogorszenie sytuacji prawnej lub faktycznej Zgłaszającego lub polegające na kierowaniu gróźb względem Zgłaszającego,
• Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona,
• Osoba powiązana z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny,
• Informacja zwrotna – należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań,
• Ujawnienie publiczne – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej,
• Korupcja – oferowanie, obiecywanie, dawanie, akceptowanie lub ubieganie się o nienależne korzyści jakiejkolwiek wartości (które mogą być finansowe lub niefinansowe), bezpośrednio lub pośrednio, i niezależnie od lokalizacji, z naruszeniem obowiązującego prawa, jako zachęta lub nagroda dla osoby działającej lub powstrzymującej się od działania w odniesieniu do efektów działania dotyczących obowiązków danej osoby.

PODSTAWA PRAWNA

• Ustawa z dnia 27 maja 2004 r. o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi (art. 237b) (dalej: „Ustawa FI”),
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) NR 596/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie nadużyć na rynku (rozporządzenie w sprawie nadużyć na rynku) oraz uchylające dyrektywę 2003/6/WE Parlamentu Europejskiego i Rady i dyrektywy Komisji 2003/124/WE, 2003/125/WE i 2004/72/WE,
• Ustawa z dnia 29 lipca 2005 r. o nadzorze nad rynkiem kapitałowym (art. 3b),
• Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (art. 53 ust. 2) (dalej: „Ustawa AML”),
• Zasady Ładu Korporacyjnego dla Instytucji Nadzorowanych (§ 6),
• Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii,
• Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
• NADUŻYCIA
• Towarzystwo pragnie być postrzegane jako instytucja zapobiegająca i przeciwdziałająca nadużyciom w swojej działalności. Towarzystwo oczekuje takiej postawy od swoich pracowników, a także podmiotów współpracujących przy realizacji zadań Towarzystwa.
• Odpowiedzialność za zarządzanie ryzykiem nadużyć w Towarzystwie ponoszą:
• Członek Zarządu Towarzystwa odpowiedzialny za obszar ryzyka („Chief Risk Officer”, „CRO”).
• Inspektor Nadzoru – w zakresie wskazanym.
• kierownicy jednostek organizacyjnych.
• Towarzystwo identyfikuje następujące obszary objęte ryzykiem wystąpienia nadużycia: pozyskiwanie Klientów, realizacja i rozliczanie transakcji zgodnie ze zleceniami Klientów, zarządzanie danymi Klientów, zarządzanie informacjami o transakcjach, wycena aktywów funduszy, zarządzanie funduszami, zarządzanie portfelami, w skład których wchodzi jeden lub większa liczba instrumentów finansowych, nabywanie towarów i usług, przyznawanie nieodpłatnych świadczeń osobom trzecim.

ANTYKORUPCJA

• Skarbiec TFI S.A. popiera całkowity zakaz działań korupcyjnych oraz zapewnienie niezbędnej, adekwatnej reakcji w przypadku wystąpienia takich działań w celu minimalizacji ich negatywnych skutków oraz zapewnienia ciągłości działań i procesów.
• Do zabronionych działań należą między innymi: wręczanie jakiejkolwiek zachęty, która skutkuje osiągnięciem celu lub korzyści dla przekazującego, SKARBIEC TFI S.A. lub jakiejkolwiek innej osoby lub organizacji powiązanej z Towarzystwem; próby oferowania lub namawianie do przyjęcia zachęty osób w celu uzyskania określonych korzyści; przyjmowanie zachęty skutkującej osiągnięciem celu lub korzyści przez przekazującego: dostawcę, podwykonawcę, partnera biznesowego, pracownika, współpracownika, inne osoby; żądanie, a także zachęcanie do przekazania zachęty od jakiejkolwiek osoby za wyświadczenie przysługi; akceptowanie i brak reakcji na próby lub rzeczywiste praktyki korupcyjne w najbliższym otoczeniu; wręczanie i przyjmowanie wszelkiego rodzaju zachęt, w przypadku, gdy zaoferowanie lub przyjęcie ich może być postrzegane jako praktyka korupcyjna. Przyjmowanie i wręczanie prezentów uregulowane jest szczegółowo w Procedurze regulującej zasady przyjmowania i wręczania prezentów oraz gadżetów reklamowych oraz udziału w sponsorowanych spotkaniach  i szkoleniach  obowiązująca w SKARBIEC Towarzystwie Funduszy Inwestycyjnych S.A.;

SPOSÓB POSTĘPOWANIA

• Zgłaszanie nieprawidłowości lub nadużyć: potencjalnych oraz rzeczywistych
• lub Funduszy,
• Przedstawiciele organizacji nadzorowanych,
• Klienci Towarzystwa/uczestnicy Funduszy,
• Dostawcy i podwykonawcy,
• Przedstawiciele innych kategorii Partnerów Biznesowych Towarzystwa lub Funduszy,
• Pozostali Interesariusze.
• Zgłoszenia mogą być dokonywane w formie anonimowej lub jawnej z wykorzystaniem kanałów komunikacji przedstawionych w pkt VII.3.
• Niezależnie od formy oraz wybranego kanału komunikacji dane osoby dokonującej zgłoszenia oraz osób uczestniczących lub wskazanych w jakimkolwiek charakterze w zgłoszeniu podlegają ochronie na zasadzie poufności. Zasady dotyczące dostępu do danych dotyczących zgłoszeń zostały przedstawione poniżej w treści niniejszej procedury. Dostęp do danych jest ograniczony wyłącznie do osób zaangażowanych w proces. Zgłoszenia są traktowane i badane w sposób poufny oraz z należytą starannością, a treść zgłoszenia i dane osobowe udostępniana są wyłącznie w zakresie niezbędnym do wyjaśnienia i wypełnienia obowiązków służbowych.
• Zgłoszenia powinny być dokonywane tylko w dobrej wierze i nie powinny mieć na celu wyrządzenia szkody innym pracownikom lub osobom trzecim.
  • Treść zgłoszenia
• Aby nie zniechęcać osób do przekazywania zgłoszeń o nieprawidłowościach/nadużyciach nie określono szczegółowego wykazu danych i informacji, które są wymagane do przedłożenia celem przyjęcia zgłoszenia. Zgłaszający powinien przedstawić przede wszystkim: opis sytuacji i nieprawidłowości/nadużycia ze wskazaniem faktów istotnych dla sprawy oraz jej okoliczności (jeśli są znane); wskazanie czy sytuacja jest potencjalna, czy rzeczywista (już się wydarzyła, czy może się wydarzyć w przyszłości); wskazanie osób zaangażowanych w daną sytuację oraz rolę jaką odgrywały w danej sytuacji.
• W przypadku, jeśli tylko jest to zasadne oraz możliwe (ze względu na wybraną formę zgłoszenia oraz kanał komunikacyjny) osoba przyjmująca zgłoszenie komunikuje się zwrotnie ze Zgłaszającym prosząc o doprecyzowanie zgłoszenia. Odpowiedzialnym za doprecyzowanie informacji związanych z danym zgłoszeniem (tam, gdzie jest to możliwe) jest zawsze adresat, do którego kierowane było dane zgłoszenie.
  • Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych (kanały komunikacji i formy zgłoszenia) oraz osoby odpowiedzialne.

DEDYKOWANY FORMULARZ NA STRONIE (adres do kontaktu):

www.skarbiec.pl/whistleblowing

1. Zgłoszenia dokonywane z wykorzystaniem niniejszego formularza mogą być anonimowe lub jawne.
2. W przypadku, jeśli Sygnalista chce w sposób jawny przekazać informację, powinien podać swoje dane w treści zgłoszenia, w tym w szczególności dane kontaktowe, na które chce otrzymać informację zwrotną w tym potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz informacje o statusie danego zgłoszenia i prowadzonego w jego wyniku dochodzenia.
3. Osoba dokonująca zgłoszenia za pomocą dedykowanego formularza on-line (www.skarbiec.pl/whistleblowing) po wysłaniu zgłoszenia otrzymuje automatyczną odpowiedź systemową – komunikat o tym, że „wysłanie wiadomości zakończyło się sukcesem i zgłoszenie zostało przyjęte do rozpatrzenia”.
4. Zgłoszenia przekazywane za pośrednictwem tego kanału adresowane są bezpośrednio do Prezesa Zarządu lub Inspektora Nadzoru (wyboru dokonuje osoba zgłaszająca).
5. Następnie zgłoszenie przekazywane jest do Inspektora Nadzoru celem zarchiwizowania na dedykowanym dysku sieciowym i wprowadzenia do Rejestru zgłoszeń wewnętrznych (chyba, że zgłoszenie dotyczy Inspektora Nadzoru) oraz podjęcia dalszych działań (o ile konieczne).
6. Za dalszą komunikację z sygnalistą (o ile to możliwe) odpowiedzialny jest Inspektor Nadzoru. Jeśli zgłoszenie dotyczy Inspektora Nadzoru, za dalszą komunikację z sygnalistą odpowiedzialny jest Prezes Zarządu.

POCZTA TRADYCYJNA WYSŁANA NA ADRES TFI:

1. Zgłoszenia mogą być wysyłane na adres Towarzystwa: Skarbiec TFI S.A., al. Armii Ludowej 26, 00-609 Warszawa, ze wskazaniem osoby, do której kierowane jest zgłoszenie:
2. „Prezes Zarządu, do rąk własnych – POUFNE”
3. „Inspektor Nadzoru, do rąk własnych – POUFNE”
4. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy Zarządu, zgłoszenia dokonuje się Radzie Nadzorczej Towarzystwa.
5. Powyżej wskazana forma zaadresowania przesyłki, jest gwarancją przekazania do ich adresatów pod kategorycznym zakazem ich otwierania przez osoby uczestniczące w procesie koordynowania korespondencji przychodzącej.
6. Zgłoszenia dokonywane poprzez jego przekazanie w formie poczty tradycyjnej mogą być anonimowe lub jawne.
7. W przypadku, jeśli Sygnalista chce w sposób jawny przekazać informację, powinien podać swoje dane w treści zgłoszenia, w tym w szczególności dane kontaktowe, na które chce otrzymać informację zwrotną w tym potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz informacje o statusie danego zgłoszenia i prowadzonego w jego wyniku dochodzenia.
8. Zgłoszenia trafiają bezpośrednio do wskazanych adresatów.
9. Następnie zgłoszenie przekazywane jest do Inspektora Nadzoru celem zarchiwizowania na dedykowanym dysku sieciowym i wprowadzenia do Rejestru zgłoszeń wewnętrznych (chyba, że zgłoszenie dotyczy Inspektora Nadzoru) oraz podjęcia dalszych działań (o ile konieczne).
10. Za dalszą komunikację z sygnalistą (o ile to możliwe) odpowiedzialny jest Inspektor Nadzoru. Jeśli zgłoszenie dotyczy Inspektora Nadzoru, za dalszą komunikację z sygnalistą odpowiedzialny jest Prezes Zarządu.

ZGŁOSZENIE USTNE DO PREZESA ZARZĄDU

1. Ze względu na charakter tego kanału komunikacyjnego przedkładane zgłoszenia są zgłoszeniami jawnymi (za wyjątkiem sytuacji, kiedy Prezes Zarządu nie zna osoby przekazującej zgłoszenie – UWAGA: Towarzystwo nie podejmuje żadnych działań w celu ustalenia danych osób Zgłaszających nieprawidłowości/nadużycia, z wyjątkiem sytuacji, gdy zgłoszona nieprawidłowość/nadużycie wyczerpuje znamiona przestępstwa).
2. Przyjmując zgłoszenie należy zwrócić szczególną uwagę na to, aby w trakcie przyjmowania zgłoszenia nie były obecne żadne postronne osoby. Jest to niezbędne w celu zapewnienia poufności przekazywanych informacji w tym danych osobowych. Rozmowy należy prowadzić w miejscu zapewniającym poufność danych i informacji.
3. Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane za zgodą sygnalisty w formie:
4. nagrania rozmowy, umożliwiającego jej odtworzenie lub
5. kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy przygotowanej przez osobę przyjmującą zgłoszenie.
6. Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez osobę przyjmującą zgłoszenie.
7. O ile to możliwe, sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie.
8. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie: nagrania rozmowy, umożliwiającego jej odtworzenie lub protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez osobę przyjmującą zgłoszenie. O ile to możliwe, sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
9. Następnie zgłoszenie przekazywane jest do Inspektora Nadzoru celem zarchiwizowania na dedykowanym dysku sieciowym i wprowadzenia do Rejestru zgłoszeń wewnętrznych (chyba, że zgłoszenie dotyczy Inspektora Nadzoru ) oraz podjęcia dalszych działań (o ile konieczne). Zgłoszenie dot. Inspektora Nadzoru archiwizowane jest przez Prezesa Zarządu.
10. Za dalszą komunikację z sygnalistą (o ile to możliwe) odpowiedzialny jest Inspektor Nadzoru. Jeśli zgłoszenie dotyczy Inspektora Nadzoru, za dalszą komunikację z sygnalistą odpowiedzialny jest Prezes Zarządu.

PRAWO DO ZGŁOSZENIA ZA POMOCĄ KANAŁÓW ZEWNĘTRZNYCH.

1. W przypadku, jeśli w uznaniu Zgłaszającego (Sygnalisty):
   1. zgłoszenie wewnętrzne jest obarczone ryzykiem związanym z konfliktem interesów,  
   2. ma on obawy odnośnie zapewnienia poufności jego danych w ramach wewnętrznego procesu przyjmowania i postępowania ze zgłoszeniami

może dokonać zgłoszenia naruszenia zgodności z przepisami prawa krajowego lub UE bezpośrednio do wskazanych w przepisach organów, a w przypadku potrzeby również instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii.

• Generalny Inspektor Informacji Finansowej przyjmuje zgłoszenia rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu od pracowników, byłych pracowników instytucji obowiązanych lub innych osób, które wykonują lub wykonywały czynności na rzecz instytucji obowiązanych na innej podstawie niż stosunek pracy. Przekazywane zgłoszenia nie naruszają obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej. Sposób odbierania zgłoszeń, o których mowa powyżej, sposób postępowania ze zgłoszeniami i ich przechowywania, a także informowania o działaniach, jaki mogą być podejmowane po przyjęciu zgłoszenia, mając na względzie zapewnienie odpowiedniej ochrony, w tym ochrony danych osobowych, osoby dokonującej zgłoszenia lub osoby, której zarzuca się naruszenie przepisów z zakresu przeciwdziałania prani pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu został określony w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 16 maja 2018 r. w sprawie odbierania zgłoszeń naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
• Informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem niniejszej Procedury.

Przekazanie zgłoszenia do Inspektora Informacji Finansowej

1. Jeżeli przekazane wewnętrznie zgłoszenie związane jest z możliwym naruszeniem przepisów prawa lub regulacji wewnętrznych dotyczących obszaru przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu Prezes Zarządu lub Inspektor Nadzoru przekazuje zgłoszenie w sposób niezwłoczny do Inspektora Informacji Finansowej lub w przypadku jego nieobecności do osoby jego zastępującej, a w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy wykonywania funkcji przez Inspektora Informacji Finansowej, do Inspektora Nadzoru.
2. Zgłoszenie związane z możliwym naruszeniem przepisów prawa lub regulacji wewnętrznych dotyczących obszaru przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu nie są rejestrowane i analizowane przez Inspektora Nadzoru, za wyjątkiem zgłoszeń dotyczących wykonywania funkcji przez Inspektora Informacji Finansowej. Zgłoszenia te przekazywane są do Inspektora Informacji Finansowej. Inspektor Informacji Finansowej archiwizuje zgłoszenia na dedykowanym dysku sieciowym i wprowadza do Rejestru zgłoszeń Inspektora Informacji Finansowej.
3. W przypadku zgłoszeń dotyczących obszaru przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu czynności przewidziane w niniejszej Procedurze, realizowane są odpowiednio przez Inspektora Informacji Finansowej zamiast Inspektora Nadzoru, za wyjątkiem zgłoszeń dotyczących wykonywania funkcji przez Inspektora Informacji Finansowej, w szczególności w zakresie rejestracji zgłoszeń (pkt. VII.5.) oraz w zakresie oceny i badania zgłoszenia (pkt. VII.6.).

Rejestracja zgłoszenia i potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia

1. Każde zgłoszenie jest rejestrowane przez Inspektora Nadzoru w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych (chyba, że zgłoszenie dotyczy Inspektora Nadzoru – wtedy też czynności dotyczące zgłoszenia przeprowadza Prezes Zarządu, lub obszaru przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – wtedy zgłoszenie rejestrowane jest przez Inspektora Informacji Finansowej).
2. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
3. Inspektor Nadzoru po zarejestrowaniu zgłoszenia – tam, gdzie jest to możliwe (z uwagi na posiadane dane do kontaktu Sygnalisty) przekazuje Zgłaszającemu potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 7 dni od wpłynięcia zgłoszenia. Przekazując potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia należy przekazać informacje w zakresie:
4. zapewnienia poufności przekazanych informacji w tym danych zgłaszającego i innych osób uczestniczących w zgłoszeniu,
5. ogólnych informacji o kolejnych krokach jakie zostaną podjęte w odniesieniu do danego zgłoszenia (bez informacji, które mogłyby mieć wpływ na dalsze działania)
6. ogólnych informacji dotyczących ochrony osoby Zgłaszającej przed odwetem, represjami dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.
7. Inspektor Nadzoru przekazuje Sygnaliście informację zwrotną w zakresie zgłoszenia w terminie 1 miesiąca od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, w terminie 1 miesiąca od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną. Inspektor Nadzoru informuje zgłaszającego o sposobie zakończenia sprawy po zamknięciu postępowania wyjaśniającego i wdrożeniu działań naprawczych. Zgłaszający w toku postepowania wyjaśniającego ma prawo występować z zapytaniem do Inspektora Nadzoru o informację na temat statusu sprawy. Inspektor Nadzoru przekazuje Zgłaszającemu informacje na temat aktualnego stanu zgłoszenia, mając na uwadze obowiązek dochowania tajemnicy zawodowej.
8. Przekazywanie informacji do Inspektora Nadzoru, komunikacja wewnętrzna w tym zakresie oraz sposób prowadzenia Rejestru zgłoszeń oraz dokumentacji z postępowań wyjaśniających zapewniają, że osoby postronne nie będą miały dostępu do informacji dotyczących zgłoszenia oraz informacji o Zgłaszających.
9. W przypadku, gdy zgłoszenie było zgłoszeniem jawnym, Inspektor Nadzoru zapewnia niezbędne wsparcie dla osoby sygnalizującej nieprawidłowość/nadużycie w trakcie trwania całego procesu postępowania ze zgłoszeniem, w tym ochronę przed podejmowaniem wobec tej osoby działań o charakterze represyjnym lub wpływającym na pogorszenie jej sytuacji prawnej lub faktycznej, lub kierowaniem gróźb.
10. W przypadku, gdy ze względu na przedmiot zgłoszenia, nie zostało ono przekazane do Inspektora Nadzoru, odpowiedzialnym za realizację zadań opisanych w tym punkcie jest Prezes Zarządu, do którego wpływa zgłoszenie.

Ocena i badanie zgłoszenia (podejmowanie działań następczych)

Wstępną ocenę zasadności zgłoszeń dotyczących nieprawidłowości/nadużycia przeprowadza Inspektor Nadzoru. W przypadku uznania danego zgłoszenia nieprawidłowości/nadużycia za zasadne, Inspektor Nadzoru uruchamia i przeprowadza szczegółowe postępowanie wyjaśniające.  Istotne informacje i dane dotyczące danego zgłoszenia, ogólne wyniki wstępnej oceny zasadności, oraz szczegółowego postępowania wyjaśniającego dokumentowane są w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych prowadzonym przez Inspektora Nadzoru. Zarówno wstępna ocena zasadności zgłoszenia jak również szczegółowe postępowanie wyjaśniające przeprowadzane są z zachowaniem zasad bezstronności i niezależności oceny oraz z zachowaniem obowiązujących zasad dotyczących poufności informacji.

Postępowanie powinno być prowadzone zgodnie z niżej przedstawionymi zasadami:

1. Podczas prowadzenia postępowania, tam, gdzie ma to zastosowanie, należy zadbać o zabezpieczenie miejsca, w którym wystąpiła dana nieprawidłowość/nadużycie, aby nie dopuścić do zatarcia lub zniekształcenia dowodów.
2. Podczas rozpatrywania zgłoszonych nieprawidłowości/nadużyć, należy dołożyć należytej staranności, aby unikać podejmowania decyzji na podstawie chybionych lub bezpodstawnych oskarżeń.
3. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Inspektor Nadzoru sporządza protokół. Dokumentowane są w ten sposób wszystkie istotne okoliczności dotyczące zgłoszonej nieprawidłowości/nadużycia, jej skutki oraz potencjalne skutki oraz ewentualne rekomendacje.
4. Protokół przekazywany jest do osoby będącej adresatem zgłoszenia nieprawidłowości/nadużycia (Prezes Zarządu lub Inspektor Nadzoru).
5. Po otrzymaniu Protokołu, Prezes Zarządu podejmuje decyzję o dalszych działaniach.
6. Osoby uczestniczące w postępowaniu z danym zgłoszeniem w tym we wstępnej ocenie zasadności zgłoszenia oraz w szczegółowym postępowaniu wyjaśniającym są zobowiązane do zachowania należytego poziomu poufności danych Zgłaszającego oraz wszystkich zainteresowanych stron.

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH I ICH OCHRONA

1. Administratorem danych osobowych zawartych w zgłoszeniach jest Towarzystwo.
2. Dane osobowe w zgłoszeniach, w tym zgłaszającego, jak i osoby której zarzuca się dokonanie naruszenia przetwarzane są w celu weryfikacji zasadności zgłoszeń oraz podjęcia ewentualnych działań.
3. Osobie dokonującej zgłoszenia, która nie wyraziła zgody na ujawnienie swojej tożsamości, zapewniona jest anonimowość, w trakcie całego postepowania, z zastrzeżeniem sytuacji, w których ujawnienie tożsamości tej osoby wymagane jest na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
4. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
5. Postanowienia z ust. 4 powyżej nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
6. Przed dokonaniem ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
7. Podmiot prawny (Towarzystwo) albo organ publiczny po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy
8. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny oraz organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

OCHRONA SYGNALISTÓW PRZED DZIAŁANIAMI ODWETOWYMI

1. Towarzystwo zapewnia pracownikom oraz innym osobom wykonującym czynności na rzecz Towarzystwa ochronę przed działaniami odwetowymi. Towarzystwo, pracownicy oraz inne osoby wykonujące czynności na rzecz Towarzystwa nie podejmują wobec pracowników oraz innych osób wykonujących czynności na rzecz Towarzystwa, działań o charakterze represyjnym lub wpływających na pogorszenie ich sytuacji prawnej lub faktycznej, lub polegających na kierowaniu wobec nich gróźb.
2. Zgłaszający, którzy w dobrej wierze lub na podstawie uzasadnionego przekonania zgłosili potencjalną lub rzeczywistą nieprawidłowość/nadużycie podlegają ochronie przed Działaniami odwetowymi nawet jeśli przekazane informacje nie zostaną potwierdzone.
3. Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
4. Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli dokona:
5. zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, a podmiot prawny, a następnie organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze wewnętrznej, a następnie w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej organu publicznego nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą sygnaliście informacji zwrotnej lub
6. od razu zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w swojej procedurze zewnętrznej nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekaże sygnaliście informacji zwrotnej

– chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.

• Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie także w przypadku, gdy ma uzasadnione podstawy sądzić, że:
• naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub
• dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi sygnalistę na działania odwetowe, lub
• w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.
• Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na: odmowie nawiązania stosunku pracy; wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy; niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa; obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę; wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu; pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń; przeniesieniu na niższe stanowisko pracy; zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych; przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty; niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy; negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy; nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze; przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu; mobbingu; dyskryminacji; niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu; wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe; nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne; działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego; spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu; wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środka określonego powyżej. Na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, o którym mowa powyżej nie jest działaniem odwetowym.
• Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, ust. 6 powyżej stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania.
• Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:
• wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia,
• nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.
• Zgłaszający, który spotkał się z jakimikolwiek Działaniami odwetowymi, które są lub mogą być konsekwencją dokonania Zgłoszenia, powinien niezwłocznie poinformować o tym fakcie Prezesa Zarządu lub Przewodniczącego Rady Nadzorczej. Takie zdarzenie zostanie objęte odrębnym postępowaniem, prowadzonym przez Inspektora Nadzoru z udziałem Prezesa Zarządu Towarzystwa, w sposób zapewniający najszerszą możliwą ochronę takiego Zgłoszenia. Jeśli Zgłoszenie lub Działanie odwetowe dotyczy członków Zarządu w postępowaniu wyjaśniającym uczestniczy Przewodniczący Rady Nadzorczej.
• Realizacja Działań odwetowych względem Sygnalisty może być potraktowana jako szczególnie rażące naruszenie obowiązków oraz porządku i dyscypliny bądź działanie na szkodę Towarzystwa co uprawniać będzie do zastosowania względem takiej osoby sankcji dopuszczalnych na podstawie przepisów prawa aż do rozwiązania stosunku pracy włącznie (jeśli ma to zastosowanie).
• W razie wycofania Zgłoszenia przez Sygnalistę, sprawa zostanie potraktowana tak jak sprawa zgłoszona anonimowo.
• Sygnalista, który spotkał się z jakimikolwiek Działaniami odwetowymi, które są lub mogą być konsekwencją dokonania Zgłoszenia uprawniony jest do zgłoszenia tego faktu do uprawnionego organu za pomocą udostępnionych w tym celu przez ten organ kanałów zewnętrznych.
• Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
• Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
• Postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy lub które kształtują prawa i obowiązki stron stosunku pracy, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne.
• Postanowienia umów oraz innych aktów, na podstawie których jest świadczona praca lub usługi, są dostarczane towary lub jest dokonywana sprzedaż, innych niż wymienione w ust. 16 powyżej, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne.
• Postanowienia niniejszego rozdziału stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.
• Nadzór nad zapewnieniem ochrony Sygnalistów spoczywa bezpośrednio na Prezesie Zarządu.