Zgłaszanie nieprawidłowości

Formularz służy do anonimowego zgłaszania nieprawidłowości.

Formularz nie służy do składania reklamacji, aby złożyć reklamację należy napisać na adres mailowy kontakt@skarbiec.pl

Treść Twojego zgłoszenia trafia bezpośrednio do Prezesa Skarbiec TFI S.A.

loading captcha refresh captcha

Procedura “Zgłaszania i badania nieprawidłowości oraz ochrona sygnalistów” w Skarbiec Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych S.A.

1. CEL

Zapewnienie skutecznego procesu zarządzania zgłoszeniami podejrzewanych lub rzeczywistych nieprawidłowości, ich oceny oraz badania w przypadku zasadności zgłoszenia.

2. ZAKRES STOSOWANIA

Procedura ma zastosowanie w całym obszarze działalności SKARBIEC TFI S.A. Przedmiotowe podejrzewane lub rzeczywiste nieprawidłowości dotyczyć mogą w szczególności:

  • nadużyć na rynku
  • naruszeń przepisów odnoszących się do funkcjonowania funduszy inwestycyjnych i zarządzania alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi
  • naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
  • działań o charakterze korupcyjnym oraz naruszeń przyjętej Polityki Antykorupcyjnej i regulacji Systemu Zarządzania Działaniami Antykorupcyjnymi
  • mobbingu, dyskryminacji, nieetycznego zachowania, nadużycia władzy
  • konfliktu interesów
  • wykroczeń (działań lub zaniechań), w tym zaniedbań, marnotrawstwa lub złego zarządzania, które mogą doprowadzić do wystąpienia niepożądanych skutków (szkód)
  • naruszeń innych, mających zastosowanie względem Spółki przepisów prawa oraz obowiązujących w Spółce regulacji wewnętrznych.

Niniejsza procedura ma zastosowanie do zgłoszeń anonimowych oraz nie anonimowych przedkładanych przez pracowników Spółki, jej współpracowników oraz innych interesariuszy.

3. DEFINICJE

a) Interesariusz (strona zainteresowana) – osoba lub organizacja, która może mieć wpływ na decyzje lub działania, podlegać ich wpływom lub która uważa się za podlegającą wpływom decyzji lub działań.

b) Sygnalista (inaczej: Zgłaszający, osoba dokonująca zgłoszenia) – osoba, która zgłasza nieprawidłowość (podejrzewaną lub rzeczywistą), w szczególności pracownik Towarzystwa lub niebędąca pracownikiem Towarzystwa osoba wykonująca czynności na rzecz Towarzystwa lub Funduszy

c) Sygnalizowanie nieprawidłowości (zgłaszanie nieprawidłowości) – zgłoszenie nieprawidłowości przez Sygnalistę, który ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłoszone informacje są prawdziwe w momencie zgłoszenia.

d) Szkodliwe zachowanie – wszelkie grożące, proponowane lub rzeczywiste, bezpośrednie lub pośrednie działania lub zaniechanie, które mogą skutkować szkodą dla Sygnalisty lub innej strony, związanej ze zgłaszaną nieprawidłowością.

e) Badanie (dochodzenie) – systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodów i ich obiektywnej oceny w celu ustalenia, czy doszło do nieprawidłowości oraz ustalenia zakresu tej nieprawidłowości, odpowiedzialności za nią, jej okoliczności oraz jej przyczyn.

f) Nieprawidłowość – naruszenie przepisów prawa oraz obowiązujących w Towarzystwie regulacji wewnętrznych i norm etycznych dotyczących Towarzystwa i Funduszy w tym celowych działań lub zaniechań mogących spowodować stratę finansową dla Towarzystwa lub osoby trzeciej lub naruszyć dobre imię Towarzystwa („Nadużycie”).

g) Działania odwetowe – reakcje oraz działania podejmowane wobec Zgłaszającego w związku ze złożonym przez niego zgłoszeniem Nieprawidłowości, które mogą skutkować dla niego negatywnymi konsekwencjami, do których w szczególności należy zaliczyć działania o charakterze represyjnym, dyskryminację lub inne rodzaje niesprawiedliwego traktowania, jak np.: obniżenie wynagrodzenia, ograniczenie możliwości rozwoju zawodowego lub awansu, lub inne działania dyskryminacyjne lub mobbingowe, a także inne działania wpływające na pogorszenie sytuacji prawnej lub faktycznej Zgłaszającego lub polegające na kierowaniu gróźb względem Zgłaszającego;

4. PODSTAWA PRAWNA

Ustawa z dnia 27 maja 2004 r. o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi (art. 237b) (ustawa FI).

  • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) NR 596/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie nadużyć na rynku (rozporządzenie w sprawie nadużyć na rynku) oraz uchylające dyrektywę 2003/6/WE Parlamentu Europejskiego i Rady i dyrektywy Komisji 2003/124/WE, 2003/125/WE i 2004/72/WE
  • Ustawa z dnia 29 lipca 2005 r. o nadzorze nad rynkiem kapitałowym (art. 3b)
  • Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (ustawa AML)
  • Zasad Ładu Korporacyjnego dla Instytucji Nadzorowanych,
  • Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii
  • ISO 37001:2016 System zarządzania działaniami antykorupcyjnymi – wymagania i wytyczne stosowania (Anti-bribery management systems – Requirements with guidance for use)
  • ISO 37002:2021 System zarządzania zgłoszeniami nieprawidłowości – wytyczne (Whistleblowing management systems — Guidelines)

6. SPOSÓB POSTĘPOWANIA

6.1. Zgłaszanie nieprawidłowości: podejrzewanych oraz rzeczywistych

Podejrzewaną lub rzeczywistą nieprawidłowość (w tym jej próbę) dotyczącą działalności Towarzystwa lub Funduszy może zgłosić każda osoba w tym między innymi:

  • pracownicy i współpracownicy Towarzystwa lub Funduszy oraz osoby pracujące dla lub w imieniu Towarzystwa lub Funduszy,
  • przedstawiciele organizacji nadzorowanych (Procedura identyfikacji podmiotów powiązanych),
  • Klienci,
  • dostawcy i podwykonawcy,
  • przedstawiciele innych kategorii Partnerów Biznesowych Towarzystwa lub Funduszy,
  • pozostali interesariusze.

Zgłoszenia mogą również dotyczyć słabych punktów obowiązujących polityk, regulaminów lub innych regulacji wewnętrznych w tym przede wszystkim zagrożeń związanych z obowiązującymi w danej chwili regulacjami wewnętrznymi.

Zgłoszenia mogą być dokonywane w formie anonimowej lub jawnej z wykorzystaniem niżej przedstawionych kanałów komunikacji. Niezależnie od formy oraz wybranego kanału komunikacji dane osoby dokonującej zgłoszenia oraz osób uczestniczących lub wskazanych w jakimkolwiek charakterze w zgłoszeniu podlegają ochronie poufności. Zasady dotyczące dostępu do tych danych zostały przedstawione poniżej w treści niniejszej procedury. Dostęp do tych danych jest ograniczony wyłącznie do osób wskazanych w treści tych regulacji.

TREŚĆ ZGŁOSZENIA.

Aby nie zniechęcić osób do przekazywania zgłoszeń o nieprawidłowościach nie określono szczegółowo wykazu danych i informacji, które są wymagane do przedłożenia celem przyjęcia zgłoszenia. Zgłaszający powinien przedstawić przede wszystkim:

  • opis sytuacji i nieprawidłowości oraz jej okoliczności (jeśli są znane),
  • osoby zaangażowane w daną sytuację oraz rolę jaką odgrywały w danej sytuacji.

W przypadku, jeśli tylko jest to zasadne oraz możliwe (ze względu na wybraną formę zgłoszenia oraz kanał komunikacyjny) osoba przyjmująca zgłoszenie komunikuje się zwrotnie ze Zgłaszającym prosząc o doprecyzowanie zgłoszenia.

Odpowiedzialnym za doprecyzowanie informacji związanych z danym zgłoszeniem (tam, gdzie jest to możliwe) jest zawsze adresat, do którego kierowane było dane zgłoszenie.

DOSTĘPNE KANAŁY KOMUNIKACJI I FORMY ZGŁOSZENIA:

1. DEDYKOWANY FORMULARZ NA STRONIE: www.skarbiec.pl/whistleblowing

Zgłoszenia dokonywane z wykorzystaniem niniejszego formularza mogą być anonimowe lub jawne. W przypadku, jeśli Sygnalista chce jawnie przekazać informację w treści zgłoszenia powinien podać swoje dane w tym w szczególności dane kontaktowe na które chce otrzymać informację zwrotną w tym potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz informacje o statusie danego zgłoszenia i prowadzonego w jego wyniku dochodzenia.

Osoba dokonująca zgłoszenia za pomocą formularza on-line (www.skarbiec.pl/whistleblowing) po wysłaniu zgłoszenia otrzymuje automatyczną odpowiedź systemową – komunikat o tym, że wysłanie wiadomości zakończyło się sukcesem i zgłoszenie zostało przyjęte do rozpatrzenia.

Zgłoszenia przekazywane za pośrednictwem tego kanału trafiają bezpośrednio do Prezesa Zarządu.

2. POCZTA TRADYCYJNA WYSŁANA NA ADRES SPÓŁKI:

Skarbiec TFI S.A.
al. Armii Ludowej 26, 00-609 Warszawa

ze wskazaniem osoby, do której kierowane jest zgłoszenie:

  • „Prezes Zarządu, do rąk własnych”
  • „Przewodniczący Rady Nadzorczej, do rąk własnych” (w przypadku, jeśli w danym przypadku jest to niezbędne ze względu na potrzebę zapewnienia bezstronności)

W przypadku tak zaadresowanych przesyłek, są one przekazywane do adresatów pod kategorycznym zakazem ich otwierania przez osoby uczestniczące w procesie koordynowania korespondencji przychodzącej.

Zgłoszenia dokonywane poprzez jego przekazanie w formie poczty tradycyjnej mogą być anonimowe lub jawne. W przypadku, jeśli Sygnalista chce jawnie przekazać informację w treści zgłoszenia powinien podać swoje dane w tym w szczególności dane kontaktowe na które chce otrzymać informację zwrotną w tym potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz informacje o statusie danego zgłoszenia i prowadzonego w jego wyniku dochodzeniu.

Zgłoszenia trafiają bezpośrednio do wskazanych adresatów.

3. Zgłoszenie telefoniczne lub bezpośrednie do Prezesa Zarządu

Ze względu na charakter tego kanału komunikacyjnego przedkładane zgłoszenia są zgłoszeniami jawnymi (za wyjątkiem sytuacji, kiedy Prezes Zarządu nie zna osoby przekazującej zgłoszenie).

Przyjmując zgłoszenie należy zwrócić szczególną uwagę na to, aby w trakcie przyjmowania zgłoszenia nie były obecne żadne postronne osoby. Jest to niezbędne w celu zapewnienia poufności przekazywanych informacji w tym danych osobowych. Rozmowy należy prowadzić w miejscu zapewniającym poufność danych i informacji.

W przypadku zgłoszeń telefonicznych lub zgłoszeń przedkładanych przez Sygnalistę w trakcie bezpośrednich spotkań osoba przyjmująca zgłoszenie zobowiązana jest do przygotowania NOTATKA Z PRZYJĘCIA ZGŁOSZENIA. W przypadku, jeśli takie jest życzenie Sygnalisty, NOTATKA Z PRZYJĘCIA ZGŁOSZENIA jest mu przekazywana celem umożliwienia mu jej sprawdzenia, poprawienia oraz zatwierdzenia.

W przypadku przekazania przez Zgłaszającego żądania dostępu do informacji o statusie danego zgłoszenia oraz jeśli to zasadne, uruchomionego w jego wyniku dochodzenia (badania) oraz przekazania przez Zgłaszającego danych kontaktowych stosowne informacje są mu przekazywane na poszczególnych etapach tego badania.

UWAGA: Towarzystwo nie podejmuje żadnych działań w celu ustalenia danych osób Zgłaszających nieprawidłowości, z wyjątkiem sytuacji, gdy zgłoszona Nieprawidłowość wyczerpuje znamiona przestępstwa.

4. Prawo do zgłoszenia za pomocą kanałów zewnętrznych.

W przypadku, jeśli w uznaniu Zgłaszającego (Sygnalisty):

a) zgłoszenie wewnętrzne jest obarczone ryzykiem związanym z konfliktem interesów,
b) ma on obawy odnośnie zapewnienia poufności jego danych w ramach wewnętrznego procesu przyjmowania i postępowania ze zgłoszeniami może dokonać zgłoszenia naruszenia zgodności z przepisami prawa krajowego lub UE bezpośrednio do wskazanych w przepisach organów, a w przypadku potrzeby również instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii.

6.7. Zapewnienie poufności Zgłaszającemu oraz wszystkim zainteresowanym stronom.

Osoby uczestniczące w postępowaniu z danym zgłoszeniem w tym we wstępnej ocenie zasadności zgłoszenia oraz w szczegółowym postępowaniu wyjaśniającym są zobowiązane do zachowania należytego poziomu poufności danych Zgłaszającego oraz wszystkich zainteresowanych stron.

W ramach działań dotyczących zarządzania poufnością należy brać pod uwagę następujące kwestie (jeśli mają zastosowanie):

  • możliwe jest zidentyfikowanie osoby zgłaszającej lub innych stron zainteresowanych na podstawie nie tylko bezpośrednio przekazanych przez nich danych, ale również na podstawie szeregu cech i/lub podawanych informacji jak: o głos (w przypadku zgłoszeń telefonicznych)
  • płeć (na podstawie języka jakim posługuje się Zgłaszający)
  • opis stanowiska, dział itp.
  • okoliczności sytuacji, której dotyczy dane zgłoszenie
  • danych uzyskanych w ramach postępowania wyjaśniającego i badania danego zgłoszenia
  • uświadamianie Sygnalistom, że w przypadku poufnych lub anonimowych zgłoszeń, w celu przeprowadzenia należytego postępowania wyjaśniającego niezbędnym może być ujawnienie tożsamości przez Sygnalistę. Ujawnienie tożsamości jest dobrowolne jednak Sygnalista powinien być świadomy, że nieujawnienie tożsamości może zablokować możliwość przeprowadzenia skutecznego postępowania wyjaśniającego.
  • uświadamianie Sygnalistom, że jeśli dozwolone jest zgłoszenie anonimowe, to może ten sposób zgłoszenia ograniczyć możliwość ochrony danej osoby

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych.

1. Osobie dokonującej zgłoszenia nieprawidłowości, która nie wyraziła zgody na ujawnienie swojej tożsamości, zapewniona jest anonimowość, w trakcie całego postepowania, z zastrzeżeniem sytuacji, w których ujawnienie tożsamości tej osoby wymagane jest na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

3. Dane osobowe Zgłaszającego oraz innych osób wskazanych w Zgłoszeniu chronione są według zasad określonych w regulacjach związanych z ochroną danych osobowych obowiązujących w Towarzystwie.

Dane Zgłaszającego oraz osób wskazanych w Zgłoszeniu – o ile nie są lub nie były uczestnikami Funduszu, klientami lub ich przedstawicielami, dostawcami lub ich przedstawicielami, partnerami biznesowymi lub ich przedstawicielami, pracownikami Towarzystwa lub też ich dane nie są przetwarzane na podstawie innych podstaw prawnych – mogą być przetwarzane wyłącznie w celu realizacji postanowień Procedury.

4. Wyniki postępowania wyjaśniającego wraz z dokumentacją stanowią informacje poufne w rozumieniu klasyfikacji poufności informacji zdefiniowanej w regulacjach wewnętrznych Spółki, a w związku z tym: są archiwizowane przez okres 5 lat licząc od roku następującego po roku, w którym zakończono postępowanie wyjaśniające.

5. Dane osobowe zawarte w zgłoszeniach nieprawidłowości zostają usunięte w terminie 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono postępowanie wyjaśniające, chyba, że dane te przechowywane są również na innej podstawie.

1) Zgłaszający, którzy w dobrej wierze lub na podstawie uzasadnionego przekonania zgłosili podejrzewaną lub rzeczywistą nieprawidłowość (w tym jej próbę) podlegają ochronie przed Działaniami odwetowymi nawet jeśli przekazane informacje nie zostaną potwierdzone.

2) Ochrona Sygnalisty dokonującego ujawnienia publicznego nieprawidłowości podlega ochronie jedynie w przypadku, gdy: a. Osoba ta dokonała w pierwszej kolejności zgłoszenia z wykorzystaniem kanałów wewnętrznych i/lub kanałów komunikacji do przekazywania zgłoszeń zewnętrznych, ale w odpowiedzi na jej zgłoszenie nie zostały podjęte żadne odpowiednie działania w terminie 3 miesięcy od zgłoszenia lub w należycie uzasadnionych przypadkach zgłoszeń zewnętrznych w terminie 6 miesięcy.

b. Osoba ta ma uzasadnione podstawy, aby sądzić, że: i. Naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, na przykład w przypadku sytuacji wyjątkowej lub ryzyka wystąpienia nieodwracalnej szkody lub

ii. W przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego grozić jej będą działania odwetowe lub istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego zaradzenia naruszenia z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między organem a sprawcą naruszenia lub udziału organu w naruszeniu.

3) Zgłaszający, który spotkał się z jakimikolwiek Działaniami odwetowymi, które są lub mogą być konsekwencją dokonania Zgłoszenia, powinien niezwłocznie poinformować o tym fakcie Prezesa Zarządu lub Przewodniczącemu Rady Nadzorczej. Takie zdarzenie zostanie objęte odrębnym postępowaniem, prowadzonym przez Inspektora Nadzoru z udziałem Prezesa Zarządu Towarzystwa, w sposób zapewniający najszerszą możliwą ochronę takiego Zgłoszenia.

Jeśli Zgłoszenie lub Działanie odwetowe dotyczy członków Zarządu w postępowaniu wyjaśniającym uczestniczy Przewodniczący Rady Nadzorczej.

4) Realizacja Działań odwetowych względem Sygnalisty może być potraktowana jako szczególnie rażące naruszenie obowiązków oraz porządku i dyscypliny bądź działaniem na szkodę Towarzystwa co uprawniać będzie do zastosowania względem takiej osoby sankcji dopuszczalnych na podstawie przepisów prawa aż do rozwiązania stosunku pracy włącznie (jeśli ma to zastosowanie).

5) W razie wycofania Zgłoszenia przez Sygnalistę, sprawa zostanie potraktowana tak jak sprawa zgłoszona anonimowo.

6) Sygnalista, który spotkał się z jakimikolwiek Działaniami odwetowymi, które są lub mogą być konsekwencją dokonania Zgłoszenia uprawniony jest do zgłoszenia tego faktu do uprawnionego organu za pomocą udostępnionych w tym celu przez ten organ kanałów zewnętrznych.

W zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu zewnętrznym organem nadzoru przyjmującym zgłoszenie nieprawidłowości jest Generalny Inspektor Informacji Finansowej.

Nadzór nad zapewnieniem ochrony Sygnalistów spoczywa bezpośrednio na Prezesie Zarządu.

6.10. Ocena skuteczności przyjętej procedury zgłaszania nieprawidłowości

Minimum raz na dwa lata Zespół Audytu Wewnętrznego przeprowadza w ramach swoich kompetencji niezależną ocenę skuteczności przyjętych kanałów komunikacyjnych oraz procedur. Działania w tym zakresie są realizowane a wyniki tych działań dokumentowane zgodnie z mającymi zastosowanie do procesu audytu regulacjami wewnętrznymi.

Wyniki przeprowadzonej oceny skuteczności są przedstawiane do Departamentu Compliance wraz z rekomendacjami odnośnie zmian, których wprowadzenie jest przez nich rekomendowane. Dalsze postępowanie w tym zakresie jest realizowane zgodnie z regulacjami dotyczącymi legislacji wewnętrznej („Zasady postępowania legislacyjnego w Skarbiec TFI S.A.”).

W trakcie przeprowadzania badań audytowych, w tym oceny skuteczności przyjętej procedury zgłaszania nieprawidłowości, Audytorzy jako próbkę audytową mogą pobierać jedynie dane i informacje dotyczące wyłącznie zakończonych postępowań.

6.11. Przegląd aktualności oraz adekwatności przedmiotowej procedury oraz wprowadzanie zmian do jej treści.

Przegląd aktualności oraz adekwatności niniejszej procedury jest realizowany raz w roku przez Departament Compliance. W wyniku przeprowadzonego przeglądu określane są potrzeby odnośnie potrzeby wprowadzenia stosownych zmian. Zmiany są wprowadzane zgodnie z regulacjami dotyczącymi legislacji wewnętrznej („Zasady postępowania legislacyjnego w Skarbiec TFI S.A.”).

Ze względu na fakt, że regulacje dotyczące zgłaszania i badania nieprawidłowości oraz dotyczące ochrony sygnalistów stanowią istotny element Systemu Zarządzania Działaniami Antykorupcyjnymi wyniki przeglądu dokumentu stanowią dane wejściowe na przegląd Systemu Zarządzania realizowany zgodnie z regulacjami procedury PRZEGLĄD SZDA.

Back to top
Dziękujemy za wypełnienie formularza Nasz agent wkrótce się z Tobą skontaktuje. Zamknij